Jak SIM Łódzkie zarządza 7 budowami online, wyprzedzając harmonogramy?

Społeczne Inicjatywy Mieszkaniowe (SIM) to jedna z najważniejszych odpowiedzi na współczesny kryzys mieszkaniowy w Polsce, adresowana do niemal 35% społeczeństwa, które nie posiada zdolności kredytowej, ale może opłacać czynsz. Jednak realizacja misji budowy dostępnych cenowo, wykończonych „pod klucz” lokali, wiąże się z gigantycznymi wyzwaniami logistycznymi i formalnymi. Jak zarządzać portfelem inwestycji rozproszonych po całym województwie, nie tonąc w papierologii i nie tracąc kontroli nad harmonogramem?

Grzegorz Dyla, Prezes Zarządu SIM Łódzkie, udowadnia, że cyfryzacja w sektorze publicznym to nie tylko możliwość, ale konieczność. Zarządzając 7 inwestycjami, które obejmują 17 budynków i ponad 540 mieszkań, spółka stanęła przed ścianą biurokracji. Tradycyjne metody – mail, telefon, papierowy obieg dokumentów – przestały wystarczać przy tak dynamicznym rozwoju.

Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak wdrożenie platformy BinderLess zmieniło kulturę pracy w spółce publicznej, pozwalając na oddanie inwestycji przed terminem i bezstresowe przechodzenie kontroli państwowych.

Dlaczego mail i Excel to za mało przy 540 mieszkaniach?

Budownictwo społeczne wymaga idealnego zbalansowania misji społecznej z rygorami jakości i finansów. Z jednej strony musi spełniać rygorystyczne normy (mieszkania wykończone pod klucz: łazienki, biały montaż, podłogi), a z drugiej – operować na ograniczonym budżecie i pod ścisłym nadzorem publicznym.

SIM Łódzkie to potężny organizm. Spółka działa w skali całego województwa łódzkiego, współpracując z wieloma samorządami jednocześnie.

• Aktualny portfel: 17 budynków, ponad 540 lokali mieszkalnych.
• W toku: Budowy m.in. w Radomsku (58 lokali), Sieradzu (48 lokali), Pabianicach (58 lokali) czy Brzezinach (80 lokali).
• W planach: Bełchatów (3 budynki po 20 mieszkań), Skierniewice (2 budynki).
• Wolumen danych: W BinderLess, na 7 aktywnych budowach, zespół zarządza obecnie bazą 9317 unikalnych plików .

Przy prowadzeniu jednej inwestycji, tradycyjne metody zarządzania – rady budowy, spotkania, wymiana maili – wydawały się wystarczające. Jak zauważa prezes Dyla, przy pierwszym projekcie „praca szła”, a problemy rozwiązywano na bieżąco. Jednak przy rozpoczęciu kolejnych równoległych budów, system ten ujawnił swoją niewydolność.

Problemem stał się chaos informacyjny. W tradycyjnym modelu, pytanie zadane przez wykonawcę trafiało do spółki, spółka przesyłała je do projektanta, projektant dopytywał o szczegóły. Wymiana maili trwała w nieskończoność – ktoś poszedł na zwolnienie lekarskie, ktoś inny zapomniał odpisać na jeden z pięciu wątków w wiadomości. W efekcie dochodziło do przestojów, a ryzyko błędu rosło. Decyzja o cyfryzacji była ucieczką przed paraliżem decyzyjnym.

8 godzin zamiast 5 dni: Jak cyfrowy obieg skraca czas akceptacji zmian projektowych o 80%?

Jednym z najważniejszych efektów wdrożenia BinderLess w SIM Łódzkie jest drastyczne przyspieszenie obiegu informacji. W budownictwie czas to pieniądz. Dla generalnego wykonawcy każdy dzień przestoju oznacza konieczność opłacania pracowników, ochrony placu budowy i dzierżawy sprzętu, mimo że prace nie posuwają się do przodu.

Podczas gdy akceptacja projektów wykonawczych (stanowiących element dokumentacji przetargowej) odbywa się zazwyczaj poza platformą, to codzienne życie budowy to ciągłe zmiany, rewizje i doprecyzowania. Tutaj liczby mówią same za siebie:

Skąd bierze się ta przepaść? W tradycyjnym modelu mailowym dokument „krąży”. Projektant wysyła plik do Inspektora, Inspektor po dniu zwłoki przesyła uwagi do Inwestora, Inwestor odsyła do Wykonawcy. Każdy etap czeka na ukończenie poprzedniego. Co gorsza, w długich wątkach mailowych gubi się kontekst, a uczestnicy często pracują na nieaktualnych wersjach załączników.

Grzegorz Dyla przytacza konkretny przykład sytuacji kryzysowej. Na jednej z budów odkryto błąd projektowy – brak elementu konstrukcyjnego, który należało pilnie doprojektować.

Jak to możliwe? Wszystkie osoby decyzyjne – inwestor, wykonawca, projektant – zostały oznaczone w jednym wątku cyfrowym. Spółka narzuciła sobie i partnerom tzw. „rytm szybkich decyzji„. W systemie ustawiono automatyczne przypomnienia – jeśli ktoś nie podejmie decyzji w ciągu 3 dni, otrzymuje powiadomienie. Efekt? Problem, który paraliżuje budowy na tygodnie, został rozwiązany błyskawicznie, a nowa dokumentacja natychmiast trafiła do realizacji, bez ryzyka, że ktoś otworzy stary załącznik z maila.

7 aktywnych inwestycji i 9317 dokumentów pod kontrolą – cyfryzacja, która odmienia pracę Kierownika Projektu

Skala operacji SIM Łódzkie generuje gigantyczne ilości danych. W momencie przeprowadzania rozmowy, spółka zarządzała w systemie BinderLess 7 aktywnymi budowami, co przełożyło się na bazę 9317 unikalnych plików. Zarządzanie takim wolumenem bez dedykowanego narzędzia to stąpanie po cienkim lodzie – wystarczy, że kierownik budowy wydrukuje nieaktualny rzut piętra, by narazić inwestora na kosztowne poprawki.

Transformacja roli Kierownika Projektu 

Przed wdrożeniem platformy, wykwalifikowani inżynierowie byli często sprowadzani do roli administratorów danych. Tracili mnóstwo czasu na manualne czynności: pobieranie załączników z dziesiątek maili, zapisywanie ich na dyskach sieciowych, zmienianie nazw plików, tworzenie katalogów i ponowne rozsyłanie linków do zespołu. Szacunki SIM Łódzkie są jednoznaczne: każdy Kierownik Projektu odzyskał dzięki automatyzacji około 4-5 godzin tygodniowo.

Dziś system wykonuje uciążliwą pracę administracyjną. PM staje się kontrolerem procesu, a nie administratorem plików. Zaoszczędzony czas może poświęcić na to, co najważniejsze w jego roli – rzeczywiste zarządzanie ryzykiem, budowanie relacji z wykonawcami i rozwiązywanie problemów technicznych na placu budowy.

40 użytkowników i jedno źródło prawdy

Platforma stała się centrum współpracy dla ponad 40 użytkowników – są to zarówno zespoły wewnętrzne SIM, inspektorzy nadzoru, jak i kadra inżynierska Generalnych Wykonawców. Przy takiej skali, największą bolączką tradycyjnej wymiany informacji jest brak pewności, czy załącznik w mailu jest aktualny. W BinderLess wdrożono zasadę Jednego Źródła Prawdy. Niezależnie od tego, czy na dokument patrzy prezes, inspektor czy inżynier budowy, wszyscy widzą ten sam, zawsze aktualny plik.

System drastycznie usprawnia też przepływ wiedzy w zespole:

• Wyszukiwanie kontekstowe: Zamiast przekopywać archiwum Outlooka, użytkownik może wpisać np. „szukam wszystkich dokumentów z fazy realizacji dla sekcji 2.3”. Asystent AI pozwala dotrzeć do informacji w ciągu kilku sekund.
• Bezbolesny onboarding: System ułatwia wdrażanie pracowników, np. powracających z urlopów macierzyńskich. Wchodzą oni w uporządkowaną strukturę projektu z pełną historią ustaleń, zamiast zaczynać pracę od pustej lub chaotycznej skrzynki odbiorczej.

Zakończenie budowy 2 miesiące przed terminem i sukces w KPO

Cyfryzacja w budownictwie przekłada się bezpośrednio na harmonogramy. W przypadku SIM Łódzkie, sprawne zarządzanie procesem inwestycyjnym pozwoliło na osiągnięcie wyników rzadko spotykanych w budowlance.

• Bełchatów: Pierwsza inwestycja (16 lokali) została oddana do użytkowania dwa miesiące przed terminem umownym.
• Radomsko: Dwa budynki wielorodzinne (58 lokali) są gotowe na wręczenie kluczy 1 grudnia, co stanowi idealny prezent świąteczny dla mieszkańców.

Największym sprawdzianem efektywności nowego modelu zarządzania jest inwestycja w Brzezinach (80 lokali w dwóch blokach). Projekt ten jest finansowany ze środków Krajowego Planu Odbudowy (KPO), co narzuca sztywne i bardzo krótkie terminy rozliczenia – inwestycja musi zostać zamknięta do czerwca. W branży panowało przekonanie, że realizacja takiego projektu w 11 miesięcy jest nierealna. Dzięki BinderLess i narzuconej dyscyplinie komunikacyjnej, budowa nie tylko idzie zgodnie z harmonogramem, ale Generalny Wykonawca sygnalizuje możliwość zakończenia prac tydzień lub dwa przed terminem.

Pokazuje to, że narzędzia cyfrowe to nie tylko ułatwienie pracy w biurze, ale też skuteczne wsparcie dla instytucji publicznych w zdobywaniu unijnych i innych dotacji, które często mają ścisłe terminy.

100% transparentności decyzji: Nowy standard nadzoru w sektorze publicznym

Transparentność i rozliczalność to fundamenty działania w sektorze publicznym. SIM Łódzkie, podlegając kontrolom Krajowego Zasobu Nieruchomości (KZN) oraz Rad Nadzorczych, musi dbać o każdy szczegół procesu decyzyjnego .

Wdrożenie platformy CDE wprowadziło nową jakość dyscypliny.

• Jasny właściciel decyzji: Każda sprawa w systemie ma przypisaną osobę odpowiedzialną. Nie ma możliwości „przeczekania” tematu lub przerzucania się odpowiedzialnością mailowo.
• Nieusuwalna historia: Każda akcja – zatwierdzenie, odrzucenie, komentarz – jest zapisywana wraz z datą i godziną. Nawet po 5 latach można sprawdzić, kto podjął daną decyzję.

Taki cyfrowy ślad bezpośrednio wymusza szybsze tempo pracy. Uczestnicy procesu mają świadomość, że system rejestruje ich aktywność. Prezes Dyla wspomina o kontroli KZN, podczas której audytorka była zaskoczona, że nie musi jechać na budowę ani przeglądać segregatorów. Raporty wygenerowane z systemu, zawierające pełną historię i dokumentację zdjęciową, wystarczyły do przeprowadzenia audytu „od ręki”.

Czy cyfryzacja oznacza, że inżynierowie przestają jeździć na budowę? Zespół SIM Łódzkie zauważył, że ich fizyczna obecność jest rzadziej wymagana w sprawach formalnych. Procesy takie jak zatwierdzanie wniosków czy wstępne omawianie zmian projektowych przeniosły się na platformę. Wizyty na budowie są teraz dedykowane kwestiom technicznym i kontroli jakości, a nie biurokracji.

Platforma działa jak centralny „puls projektu”. Prezes nie jest już uzależniony od cotygodniowych raportów w Excelu. Dzięki dashboardom ma wgląd w status kluczowych etapów w czasie rzeczywistym – widzi liczbę otwartych RFI czy tempo zamykania usterek.

Jak przełamać opór pracowników i dlaczego “model Netflixa” ułatwia sprawę?

Wprowadzenie innowacji w strukturach, które przyzwyczajone są do tradycyjnych metod działania, zawsze rodzi opór. Nie inaczej było w SIM Łódzkie. Pracownicy pytali: „Czy musimy to robić?”, „Czy dysk sieciowy nie wystarczy?”, obawiając się dublowania pracy.

Strategia małych kroków i wspólnego stołu

Kluczem do sukcesu okazało się podejście szkoleniowe. Zamiast wysyłać instrukcję w PDF, zorganizowano warsztaty, na których inspektorzy, wykonawcy i inwestorzy usiedli razem przy stole, otworzyli laptopy i wspólnie przeszli przez proces. Ważne było też rozpoczęcie od jednej pilotażowej inwestycji, zamiast rewolucjonizowania całej firmy jednego dnia. Dzięki temu zespół mógł zobaczyć korzyści na żywym organizmie.

Model subskrypcyjny obniża ryzyko

Dla instytucji publicznej, decyzja o zakupie drogiego oprogramowania wiąże się z ryzykiem oskarżeń o niegospodarność, jeśli system się nie sprawdzi. Grzegorz Dyla podkreśla zaletę modelu biznesowego BinderLess, który porównuje do Netflixa.

• Brak „cyrografu”: Nie trzeba podpisywać umowy na lata. Można wykupić dostęp na miesiąc, przetestować i zrezygnować, jeśli narzędzie nie spełni oczekiwań.
• Elastyczność: To podejście „bezpiecznej próby” przekonało prezesa do podjęcia ryzyka, które ostatecznie się opłaciło.

Efekt końcowy: Od sceptycyzmu do entuzjazmu

Początkowa faza „na nie” trwała krótko. Gdy pracownicy dostrzegli, że system automatyzuje żmudne czynności, ich nastawienie zmieniło się diametralnie. Dziś zespół nie wyobraża sobie powrotu do starych metod. Co więcej, Generalni Wykonawcy, którzy początkowo byli sceptyczni („po co nam to?”), sami przychodzą teraz do inwestora z pytaniem, dlaczego nie korzystali z tego wcześniej, widząc w tym oszczędność własnych pieniędzy

Podsumowanie

Przykład SIM Łódzkie pokazuje, że instytucje publiczne mogą być liderami innowacji. Cyfryzacja procesu budowlanego za pomocą platformy takiej jak BinderLess to nie tylko wygoda biurowa. To narzędzie, które przekłada się na konkretne liczby: 8 godzin na decyzję zamiast 5 dni, 5 godzin zaoszczędzonych tygodniowo przez każdego PM-a i inwestycje oddawane 2 miesiące przed terminem.