Odbudowa bazy wiedzy i sprawna dokumentacja powykonawcza na budowie basenu w Sulejówku

Inwestycja w sektorze publicznym to wielka odpowiedzialność. Budowa Miejskiego Basenu ze strefą Wellness & SPA w Sulejówku stała się jednak testem najwyższej próby, gdy Generalny Wykonawca – firma KONS Sp. z o.o. – przejął projekt w kryzysowym momencie. Zobacz, jak dzięki BinderLess udało się uratować wiedzę o inwestycji i dostarczyć Miastu rzetelną dokumentację powykonawczą.

Wyzwanie: Przerwana ciągłość i informacyjna czarna dziura

Wejście na plac budowy po poprzednim wykonawcy, to dla nowego Generalnego Wykonawcy scenariusz ekstremalny. Firma KONS Sp. z o.o. zastała sytuację, w której kluczowe dane o stanie zaawansowania prac i wcześniejszych ustaleniach były rozproszone lub niedostępne.

Firma mierzyła się z:

• Odtworzeniem historii decyzji – konieczność precyzyjnego ustalenia, co zostało już wbudowane w skomplikowane instalacje basenowe.
• Ryzykiem błędów materiałowych – brak pewności, czy archiwalne zgody materiałowe i rewizje projektowe są nadal aktualne.
• Rygorem sektora publicznego – jako inwestycja Urzędu Miasta Sulejówek, projekt wymagał najwyższej precyzji w prowadzeniu dokumentacji oraz bezbłędnego opracowania powykonawczego.

Rozwiązanie: BinderLess jako inteligentny system odzyskiwania wiedzy

Firma KONS wdrożyła BinderLess jako centralne repozytorium wiedzy o projekcie. Platforma stała się narzędziem do „cyfrowej rekonstrukcji” inwestycji, pozwalając zespołowi inżynierskiemu zapanować nad tysiącami dokumentów.

Wyszukiwanie OCR: “Prześwietlanie” archiwalnych skanów

Największą barierą była ogromna ilość archiwalnej dokumentacji w formie papierowej i nieopisanych skanów. BinderLess, dzięki technologii OCR, zamienił te pliki w bazę danych możliwą do przeszukiwania.

Inżynierowie mogli w ciągu sekundy odnaleźć historyczne ustalenia dotyczące konkretnych branż (sanitarnej, elektrycznej, technologicznej), wpisując po prostu hasło w wyszukiwarkę.

Koordynacja międzybranżowa bez domysłów

Budowa basenu to setki kolizji i punktów styku między technologią uzdatniania wody a konstrukcją obiektu. Dzięki platformie, kierownicy robót budowlanych, sanitarnych i elektrycznych zyskali dostęp do “jednego źródła prawdy”.

Każda odnaleziona informacja z przeszłości projektu była natychmiast udostępniana całemu zespołowi, co wyeliminowało błędy wykonawcze i kosztowne poprawki.

Transparentność i profesjonalizm wobec miasta

Wykorzystanie nowoczesnej platformy pozwoliło firmie KONS na błyskawiczne reagowanie na zapytania Inwestora i Nadzoru.

Podczas narad w Sulejówku zespół KONS miał natychmiastowy wgląd w każdą notatkę czy rysunek na urządzeniach mobilnych. Budowało to wizerunek GW jako partnera w pełni kontrolującego skomplikowany proces budowlany.

Efekt: Bezstresowe domknięcie inwestycji, dzięki automatyzacji kompletowania dokumentacji

Dzięki systematycznemu gromadzeniu danych w BinderLess, proces kompletowania dokumentacji powykonawczej przestał być stresującym wyzwaniem na finiszu budowy, a stał się naturalnym rezultatem codziennej pracy inżynierów. Zamiast czasochłonnego „szukania papierów” i odtwarzania brakujących atestów w ostatniej chwili, zespół miał pełen wgląd w uporządkowaną strukturę plików, co pozwoliło Miastu Sulejówek otrzymać kompletną i precyzyjną historię budowy obiektu w formie cyfrowej, chociaż na początku wydawało się to niemożliwe.

Cyfrowa baza wiedzy jako wstęp do utrzymania obiektu

Tak przygotowana kompletna dokumentacja ma kluczowe znaczenie dla późniejszego, bezpiecznego użytkowania basenu przez miasto. Co więcej, wartość tej bazy wiedzy nie wygasła wraz z oddaniem kluczy – nawet rok po zakończeniu inwestycji, na etapie bieżącego utrzymania technicznego i gwarancyjnego, każda informacja o realizacji jest dostępna w kilka sekund, dając firmie KONS oraz Inwestorowi pełen komfort operacyjny.

Oszczędność czasu i eliminacja kosztownych błędów

Wdrożenie platformy BinderLess przełożyło się na realne wskaźniki efektywności w sytuacji, gdy ciągłość kontraktu została całkowicie przerwana. Na budowie zabrakło osób do przekazania informacji – został tylko papier. Dzięki zaawansowanemu silnikowi OCR czas odnajdywania kluczowych danych archiwalnych skrócił się z minut do pojedynczych sekund. Ta błyskawiczna weryfikacja informacji pozwoliła całkowicie wyeliminować ryzyko kosztownych błędów przy zamawianiu materiałów, które mogłyby wystąpić w wyniku braku wglądu w historyczne ustalenia. W efekcie udało się wyprowadzić dokumentacyjny chaos na prostą, odbudowując utraconą wiedzę i przygotowując ostateczną dokumentację powykonawczą ze stuprocentową rzetelnością dla Urzędu Miasta.