Digitalizacja dokumentów to jeden z kluczowych trendów transformacji cyfrowej, który znacząco wpływa na efektywność zarządzania danymi w firmach. Przed 2020 rokiem cyfrowa forma dokumentacji nie była powszechnie stosowaną praktyką na placu budowy, co wpłynęło na fakt, że nadal około 85% warszawskich wieżowców przechowuje swoje akta w klasycznych segregatorach wypełnionymi po brzegi kartkami. Analizując rynek oraz potrzebny branży budowlanej okazało się, iż sama digitalizacja dokumentów nie rozwiąże problemów zarządzania nimi. Pojawiła się więc zatem potrzeba znalezienia cyfrowego miejsca, które zastąpi analogowy segregator oraz będzie posiadało umiejętności pracownika do odpowiedniej klasyfikacji oraz grupowania plików cyfrowych, zachowując je w oczekiwanym porządku. Tym miejscem okazały się platformy CDE.
BinderLess, jako lider w automatyzacji procesów dokumentacyjnych, rozpoczął właśnie współpracę z CPI Property Group w ramach programu Startup Booster organizowanego przez Huge Thing. Naszym celem jest zdigitalizowanie i uporządkowanie ogromnej ilości dokumentacji budowlanej związanej z Warsaw Financial Center (WFC), jednego z kluczowych budynków zarządzanych przez CPI w Polsce.
Digitalizacja dokumentów – co to jest i jak wpływa na archiwizację?
Digitalizacja dokumentów to proces przekształcania papierowych dokumentów na format cyfrowy, co pozwala na ich bezpieczne przechowywanie, szybkie przeszukiwanie oraz łatwiejszą organizację. W połączeniu z archiwizacją cyfrową umożliwia także efektywniejsze zarządzanie danymi oraz ich dostępność w dowolnym miejscu i czasie.
W przypadku nieruchomości, takich jak Warsaw Financial Center (WFC), zdigitalizowana dokumentacja budowlana ma dodatkową zaletę – ułatwia zarządzanie usterkami. Dzięki niej w razie potrzeby można szybko odnaleźć informacje o wykonawcach i dostawcach, co przyspiesza proces rozwiązywania problemów technicznych i usprawnia komunikację z odpowiednimi firmami.
Zdigitalizowane dokumenty mogą być przechowywane na platformach CDE (Common Data Environment). Platformy te centralizują dane, umożliwiając współdzielenie zasobów i zarządzanie procesami w czasie rzeczywistym. Więcej na temat platform CDE znajdziesz w naszym dedykowanym artykule.
Skąd pomysł na taką inicjatywę?
Projekt digitalizacji dokumentacji WFC jest efektem współpracy BinderLess z CPI Property Group w ramach programu Startup Booster organizowanego przez Huge Thing.
Huge Thing, działający od 2012 roku, to jeden z pierwszych programów akceleracyjnych w Polsce. Łączy startupy z partnerami biznesowymi, wspierając ich rozwój i wdrażanie innowacyjnych rozwiązań. Program Startup Booster, którego częścią jest ten projekt, oferuje startupom możliwość testowania swoich technologii, przygotowania do ekspansji międzynarodowej oraz wsparcie ekspertów w tworzeniu praktycznych rozwiązań dopasowanych do indywidualnych potrzeb.
Z kolei CPI Property Group jest wiodącą firmą w sektorze nieruchomości komercyjnych w Europie Środkowo-Wschodniej i Niemczech. Od 2013 roku CPI aktywnie działa w Polsce, zarządzając 23 nieruchomościami w sektorach biurowym, handlowym i hotelowym. Dokumentacja Warsaw Financial Center – budynku wybudowanego w 1997 roku – zajmuje obecnie około 60 m². CPI jako pierwszy właściciel tej nieruchomości postanowiło podjąć wyzwanie pełnej digitalizacji archiwum.
Współpraca BinderLess z CPI Property Group to połączenie innowacyjnej technologii z dążeniem do zwiększenia efektywności zarządzania nieruchomościami.
Cele projektu
Projekt zakłada opracowanie kompleksowego i skalowalnego rozwiązania digitalizacyjnego, które obejmuje:
Skanowanie dokumentacji z 200 segregatorów (około 200 000 stron).
Klasyfikację, segregację i porządkowanie danych.
Archiwizację w systemie online z wykorzystaniem technologii OCR i AI, umożliwiającej automatyzację procesów zarządzania dokumentami.
Efektem tych działań będzie uporządkowana baza dokumentów, która pozwoli nie tylko na łatwy dostęp do kluczowych informacji, ale również na bardziej efektywne zarządzanie budynkiem – od napraw po planowanie dalszych modernizacji.
Działania w ramach projektu
W ramach współpracy BinderLess i CPI Property Group zaplanowaliśmy:
Digitalizację pełnej dokumentacji WFC, w tym dokładne skanowanie i porządkowanie danych.
Wdrożenie rozwiązań NLP, które pozwolą na automatyczne odczytywanie i klasyfikację danych.
Budowę systemu archiwizacji, który umożliwi przechowywanie i łatwy dostęp do dokumentów online.
Segregację i kategoryzację dokumentów, dostosowaną do specyficznych wymagań budynku i procesów zarządzania.
Oczekiwany efekt
Realizacja projektu umożliwi stworzenie uporządkowanej, zdigitalizowanej bazy dokumentów dla Warsaw Financial Center. Dzięki nowoczesnym technologiom zarządzanie dokumentacją stanie się szybsze, bardziej precyzyjne i wydajne, a dostęp do kluczowych informacji – takich jak dane o wykonawcach czy specyfikacjach technicznych – ułatwi codzienne zarządzanie budynkiem oraz reagowanie na ewentualne usterki.
Podsumowanie
Współpraca BinderLess i CPI Property Group pokazuje, jak tradycyjne branże mogą wdrażać innowacje w takich obszarach jak choćby zarządzanie nieruchomościami. Digitalizacja dokumentacji Warsaw Financial Center to nie tylko oszczędność miejsca i czasu, ale także inwestycja w przyszłość, która przyczyni się do poprawy współpracy z najemcami, komfortu pracy i większego bezpieczeństwa danych.
Zapraszamy do obejrzenia filmu zapowiadającego współpracę oraz odwiedzenia naszej zakładki projektowej, aby dowiedzieć się więcej o naszych działaniach.
Comentarios