Jak cyfrowa akceptacja kart materiałowych w BinderLess przyspieszyła decyzje na budowie prowadzonej przez Blezat?

Akceptacja kart materiałowych to jeden z najbardziej wymagających procesów podczas każdej inwestycji budowlanej. Firma Blezat, realizująca złożony projekt przemysłowy w Polsce, zdecydowała się zdigitalizować ten proces z pomocą platformy BinderLess. Efekt? Zespół zaczął szybciej podejmować decyzje, ograniczył chaos dokumentacyjny i poprawił komunikację

z inwestorem. Poznaj szczegóły wdrożenia, które stało się punktem zwrotnym w zarządzaniu projektem budowlanym.

Wyzwania w procesie akceptacji kart materiałowych

Firma Blezat - inwestor zastępczy realizujący projekty budowlane o wysokim stopniu złożoności dla przemysłu, mierzyła się z szeregiem wyzwań związanych z zarządzaniem dokumentacją i akceptacją kart materiałowych. Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów oraz brak zautomatyzowanego procesu weryfikacji znacznie wydłużały czas realizacji zadań i utrudniały współpracę pomiędzy zespołami projektowymi i nadzorem autorskim.

Kluczowe problemy w procesie akceptacji kart materiałowych:

Podpisywanie kart materiałowych zarówno w wersji papierowej, jak i cyfrowej
Przedłużające się procedury zatwierdzania dokumentów
Czasochłonna analiza dokumentacji przez nadzór autorski
Problemy z koordynacją pracy międzybranżowych zespołów
Opóźnienia w zamawianiu materiałów przez niezatwierdzone dokumenty

Złożoność procesów a ryzyko opóźnień i roszczeń

Zespół realizacyjny Blezat napotykał trudności wynikające z konieczności jednoczesnego zarządzania dokumentami papierowymi i cyfrowymi. Proces podpisywania kart materiałowych był nie tylko czasochłonny, ale również podatny na błędy i opóźnienia. Im dłużej trwała procedura akceptacji, tym większe ryzyko wystąpienia problemów z terminowym zamawianiem materiałów, co mogło skutkować poważnymi opóźnieniami na budowie oraz roszczeniami ze strony wykonawców.

Znaczenie poprawnej koordynacji dokumentacji projektowej

Doświadczenia firmy pokazały, że koordynacja zatwierdzania dokumentów, zwłaszcza

w przypadku dużych inwestycji budowlanych, jest procesem wyjątkowo pracochłonnym. Każda karta materiałowa zgłaszana przez Generalnego Wykonawcę musi być dokładnie przeanalizowana i poparta odpowiednimi załącznikami – specyfikacjami technicznymi, certyfikatami, atestami, a także zgodnością z dokumentacją projektową. Tylko wówczas możliwe jest zachowanie wysokiej jakości realizacji oraz pełna kontrola nad zgodnością działań

z projektem i obowiązującymi normami.

Współpraca z nadzorem autorskim – czasochłonność i złożoność

Jednym z najtrudniejszych momentów w procesie akceptacji była konieczność uzgodnień

z wielobranżowym nadzorem autorskim. Zamiast skupić się na omawianiu kluczowych kwestii technicznych, znaczną część spotkań zajmowała analiza szczegółowej dokumentacji. Brak centralnego systemu do zarządzania dokumentacją i podpisami powodował, że proces ten stawał się barierą w sprawnym prowadzeniu projektu.

Jakie były oczekiwania firmy Blezat względem nowego systemu?

W kontekście realizacji złożonych inwestycji budowlanych firma Blezat poszukiwała rozwiązania, które realnie wesprze zespół realizacyjny w codziennej pracy – skracając czas potrzebny na zatwierdzanie kart materiałowych i ograniczając ryzyko błędów oraz nadużyć. Oczekiwania wobec systemu były bardzo konkretne, wynikające z wcześniejszych doświadczeń z procesami prowadzonymi zarówno w wersji papierowej, jak i cyfrowej.

1. Usprawnienie zarządzania procesem akceptacji kart materiałowych

Najważniejszym celem było wprowadzenie narzędzia, które pozwoli na centralne zarządzanie całością procesu akceptacji kart materiałowych – od momentu ich złożenia przez wykonawcę, przez dołączenie wymaganych załączników, aż po podpisy i zatwierdzenie przez odpowiednie osoby. System miał być intuicyjny, dostępny dla wszystkich interesariuszy i dostosowany do realiów pracy na budowie.

2. Skrócenie czasu wgrywania i akceptowania dokumentów

Zespół Blezat dążył do optymalizacji czasu potrzebnego na procesowanie każdej karty materiałowej. Dotychczasowa praktyka, polegająca na przesyłaniu dokumentów mailem i oczekiwaniu na fizyczne podpisy, prowadziła do niepotrzebnych przestojów. Kluczowe było więc wprowadzenie rozwiązania, które umożliwi szybkie działanie – przy zachowaniu wszystkich wymogów formalnych i jakościowych.

3. Zapobieganie nieuczciwym praktykom i podmianie dokumentów

Jednym z istotnych problemów, na które wskazał zespół Blezat, było ryzyko podmiany zatwierdzonych dokumentów lub ich załączników w platformie cyfrowej po ich wstępnym zaakceptowaniu. Firma oczekiwała systemu, który zapewni pełną przejrzystość, historię zmian oraz jednoznaczną identyfikację każdej wersji dokumentu – co pozwoli wyeliminować potencjalne nieuczciwe praktyki i zminimalizować ryzyko sporów.

4. Szybkie i bezproblemowe wdrożenie

Czas w branży budowlanej to kluczowy zasób. Dlatego łatwość i szybkość wdrożenia nowego systemu były dla Blezat równie ważne, jak jego funkcjonalność. Firma nie mogła pozwolić sobie na długie procesy integracyjne, skomplikowane szkolenia czy przestoje wynikające z adaptacji technologii. Rozwiązanie musiało być gotowe do działania niemal natychmiast po podjęciu decyzji o współpracy.

5. Bezpieczeństwo przesyłania i archiwizacji danych budowlanyc

Zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa w przesyłaniu, gromadzeniu i przechowywaniu danych projektowych. Dokumentacja techniczna to informacje o strategicznym znaczeniu dla każdej inwestycji. Dlatego system musiał gwarantować zgodność z najlepszymi praktykami

w zakresie cyberbezpieczeństwa oraz spełniać wymagania formalne dotyczące ochrony danych.

Zrozumienie potrzeb jako klucz do dobrej współpracy

Zanim rozpoczęliśmy współpracę, szczegółowo przeanalizowaliśmy dotychczasowe doświadczenia zespołu Blezat z procesem elektronicznej akceptacji kart materiałowych. Poznaliśmy ich największe obawy i oczekiwania, dzięki czemu mogliśmy przygotować ofertę dopasowaną do realnych potrzeb – bez powielania wcześniejszych błędów i frustracji.

Firma Blezat od początku stawiała na efektywność, przejrzystość i kontrolę. Poszukiwała nie tylko narzędzia, ale też partnera, który rozumie specyfikę branży budowlanej i dostarczy rozwiązanie ułatwiające codzienną pracę – tak, by spotkania na budowie mogły koncentrować się na realnych wyzwaniach projektowych, a nie analizie niekompletnej dokumentacji.

Testowanie platformy BinderLess – praktyczne wdrożenie i ocena funkcjonalności

Zanim firma Blezat zdecydowała się na pełne wdrożenie systemu BinderLess, kluczowym etapem było testowanie platformy w warunkach zbliżonych do codziennej pracy na inwestycji budowlanej. Etap ten miał ogromne znaczenie zarówno dla oceny przydatności systemu, jak i dla zaangażowania wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego.

Dostęp testowy dla całego zespołu – od inwestora po wykonawcę

Aby zapewnić pełne zrozumienie możliwości platformy, każdy z kluczowych interesariuszy projektu otrzymał dostęp do wersji próbnej BinderLess na okres dwóch tygodni. Z testowej wersji platformy skorzystali m.in.:

przedstawiciel inwestora,
kierownik projektu,
członkowie nadzoru autorskiego,
inspektorzy nadzoru inwestorskiego,
oraz reprezentanci generalnego wykonawcy.

Dzięki temu każdy użytkownik mógł zapoznać się z narzędziem w kontekście własnych obowiązków i sprawdzić, jak platforma wspiera konkretny etap jego pracy.

Symulacja rzeczywistego obiegu dokumentów

W czasie testów uczestnicy mieli możliwość pełnego przetestowania funkcjonalności systemu BinderLess – od momentu wprowadzenia wniosku o akceptację karty materiałowej, poprzez dołączenie wymaganych dokumentów (certyfikatów, atestów, specyfikacji), aż po śledzenie postępów i zatwierdzenie wniosku przez odpowiednie osoby.

To praktyczne podejście pozwoliło zespołowi:

ocenić intuicyjność interfejsu użytkownika,
zrozumieć sposób działania obiegów dokumentów i automatycznych powiadomień,
oraz przekonać się, jak wygląda zarządzanie wersjami i historią zmian dokumentów.

Kluczowe korzyści z testowania w kontekście biznesowym

Testy miały nie tylko charakter techniczny, ale przede wszystkim biznesowy. Dla Blezat ważne było, by platforma realnie odpowiadała na ich potrzeby i pozwalała:

przyspieszyć procesy decyzyjne,
wyeliminować chaos dokumentacyjny,
poprawić współpracę między wszystkimi stronami zaangażowanymi w projekt.

Dwutygodniowe testy dostarczyły nie tylko wiedzy o funkcjach platformy, ale również pewności, że BinderLess to narzędzie gotowe do pracy w realiach dużych projektów budowlanych,

z wieloma wykonawcami i rozbudowaną strukturą zatwierdzania dokumentów.

Przeniesienie rzeczywistych wniosków do platformy BinderLess – płynne wdrożenie w warunkach projektowych

Po zakończeniu intensywnego okresu testowego, w którym zespół projektowy Blezat mógł

w praktyce sprawdzić funkcjonalności platformy BinderLess, nadszedł czas na kolejny, kluczowy krok – przejście do docelowej wersji systemu i rozpoczęcie pracy na rzeczywistych danych projektowych.

Płynne przejście do produkcyjnej wersji systemu

Proces migracji z wersji próbnej do produkcyjnej przebiegł sprawnie i bez zakłóceń, co było możliwe dzięki temu, że zespół miał już wcześniejsze doświadczenia zdobyte podczas testów. Zespół realizacyjny od razu rozpoczął pracę z kartami materiałowymi, uruchamiając tym samym rzeczywisty proces ich zatwierdzania, zgodnie z ustaloną ścieżką akceptacji.

Dzięki temu, że interfejs oraz logika platformy były już znane użytkownikom, czas potrzebny na adaptację był minimalny, a cała organizacja mogła natychmiast korzystać z kluczowych korzyści systemu.

Digitalizacja komunikacji i pełna przejrzystość procesu

Jednym z największych usprawnień, które szybko zauważyli członkowie zespołu, była możliwość przeniesienia dotychczasowych mailowych rozmów i ustaleń do czatu przypisanego do konkretnej karty materiałowej. Zamiast rozproszonej korespondencji e-mailowej, każda dyskusja toczyła się teraz w jednym, łatwo dostępnym miejscu – w kontekście konkretnego wniosku.

Co istotne, wszystkie wiadomości wymieniane w czacie są automatycznie archiwizowane,

a komplet informacji, które służyły do podjęcia decyzji, pozostaje stale dostępny w jednym miejscu. To nie tylko zwiększyło przejrzystość całego procesu, ale też znacząco zmniejszyło ryzyko utraty ważnych ustaleń czy konieczności „przekopywania się” przez długie wątki mailowe.

Większe zaangażowanie i lepsze decyzje dzięki funkcji konsultacji

W trakcie pracy z platformą pojawiały się sytuacje, w których akceptacja kart materiałowych wymagała szerszej konsultacji – na przykład z projektantami, specjalistami technicznymi czy przedstawicielami inwestora. Dzięki funkcji konsultacji w BinderLess możliwe stało się łatwe dołączanie kolejnych osób do procesu decyzyjnego, bez potrzeby eskalacji poza system.

To rozwiązanie ułatwiło podejmowanie bardziej przemyślanych i odpowiedzialnych decyzji, opartych na aktualnej dokumentacji projektowej i wiedzy specjalistów. Finalnie przełożyło się to na lepszą koordynację między zespołami, a także na ograniczenie ryzyka zatwierdzenia nieodpowiednich lub niezgodnych materiałów.

Rezultaty wdrożenia platformy BinderLess – cyfrowa rewolucja w procesie zatwierdzania kart materiałowych

Wdrożenie BinderLess w firmie Blezat przyniosło wymierne korzyści już w pierwszych tygodniach działania platformy. Dzięki przeniesieniu procesu zatwierdzania kart materiałowych do środowiska online, możliwe było uporządkowanie dokumentacji technicznej, usprawnienie współpracy między interesariuszami oraz znaczące skrócenie czasu podejmowania decyzji nawet o 50%.

1. Porządek w procesie obiegu dokumentów pomiędzy różnymi firmami

Zamiast przesyłać karty materiałowe w wersji papierowej lub jako załączniki do wielu wiadomości e-mail, wszystkie dokumenty i decyzje zostały scentralizowane w jednym miejscu – na platformie BinderLess. Ograniczyło to zalew maili, zmniejszyło ryzyko błędów i nieporozumień oraz usprawniło kontrolę nad aktualnym statusem każdego wniosku.

2. Sprawniejsza współpraca i szybsze podejmowanie decyzji

Dzięki temu, że każda karta materiałowa posiada własny wątek dyskusyjny, uczestnicy procesu mogli łatwo komentować, uzgadniać i akceptować dokumenty bez konieczności opuszczania systemu. Przeniesienie komunikacji na platformę znacząco przyspieszyło proces osiągania kompromisów oraz eliminowało wątpliwości związane z wcześniejszymi ustaleniami.

3. Lepsze decyzje dzięki funkcji konsultacji

Platforma BinderLess umożliwia zaproszenie dodatkowych osób do udziału w procesie decyzyjnym – na przykład specjalistów technicznych, projektantów czy doradców inwestora. Opcja konsultacji ograniczyła ryzyko pochopnych decyzji i zwiększyła poziom zaangażowania ekspertów w projekcie. W efekcie, decyzje były lepiej uzasadnione, bardziej trafne i zgodne

z projektem wykonawczym.

4. Cyfrowy workflow zwiększający efektywność zespołu

Zdigitalizowany i przejrzysty proces zatwierdzania kart materiałowych przełożył się nie tylko na szybsze działanie, ale też na lepszą organizację pracy i większe zaangażowanie kluczowych osób technicznych. BinderLess stał się wiarygodnym źródłem informacji, które umożliwia podejmowanie decyzji w oparciu o pełną dokumentację – dostępną w każdej chwili, z każdego miejsca.

Najważniejsze korzyści biznesowe z wdrożenia BinderLess w firmie Blezat

Dla zespołu Blezat, który poszukiwał rozwiązania pozwalającego na szybkie wdrożenie, minimalizację ryzyk i usprawnienie komunikacji projektowej, platforma BinderLess okazała się trafną inwestycją technologiczną. Oto podsumowanie kluczowych korzyści:

1. Eliminacja papierowych dokumentów

Wszystkie karty materiałowe i dokumentacja zostały przeniesione do wersji cyfrowej, co obniżyło koszty druku, magazynowania i transportu dokumentów oraz zwiększyło ich dostępność

w czasie rzeczywistym.

2. Skrócenie czasu zatwierdzania materiałów

Dzięki ujednoliceniu procesu i automatycznym powiadomieniom, czas akceptacji wniosków został skrócony o 50%, co pozwoliło na szybsze składanie zamówień i lepszą synchronizację

z harmonogramem budowy.

3. Redukcja błędów i nieporozumień

Klarowny obieg dokumentów, historia zmian i archiwizacja rozmów w kontekście konkretnych kart wyeliminowały chaos komunikacyjny i zmniejszyły ryzyko zatwierdzenia niewłaściwych materiałów.

4. Wzrost zaangażowania ekspertów i lepsza jakość decyzji

Możliwość konsultowania wniosków z projektantami i nadzorem technicznym skróciła ścieżki decyzyjne, zwiększyła trafność podejmowanych decyzji i pozwoliła uniknąć kosztownych korekt projektowych. Platforma ułatwiła bieżący kontakt między inwestorem, generalnym wykonawcą

i nadzorem.

5. Wzmocnienie wizerunku firmy Blezat

Dzięki szybkiemu wdrożeniu innowacyjnego systemu, Blezat zbudował pozycję nowoczesnego

i profesjonalnego partnera technologicznego w oczach inwestora i partnerów branżowych.

Rozwój współpracy z Blezat i ekspansja zagraniczna

Współpraca z firmą Blezat nie zakończyła się na jednym projekcie — zaufanie, które udało się zbudować podczas pierwszego wdrożenia, zaowocowało kontynuacją współpracy przy kolejnej inwestycji, tym razem realizowanej w międzynarodowym zespole w Bułgarii. Praca za granicą,

w wielobranżowym środowisku, wymagała od nas nie tylko wysokiej jakości wsparcia technicznego, ale również umiejętności szybkiego zdobycia zaufania nowych interesariuszy. Od czasu pierwszego wdrożenia platforma BinderLess znacząco się rozwinęła — pojawiły się nowe moduły i funkcjonalności, z których Blezat aktywnie korzysta również na kolejnych projektach. To długofalowa współpraca, która nie tylko usprawniła codzienną pracę zespołów projektowych, ale też realnie wpłynęła na kierunek rozwoju naszej platformy, dostosowując ją do potrzeb zgłaszanych bezpośrednio z placu budowy.