Zespół realizacyjny Blezat zmagał się z obiegiem kart materiałowych, dzięki BinderLess udało się zwiększyć wymianę wiedzy pomiędzy zespołami, a decyzje zaczęto podejmować sprawniej dzięki naszej platformie.
Wyzwania, z którymi zmagał się Blezat:
Podpisywanie kart materiałowych na papierze i w wersji cyfrowej
Przedłużające się procedury
Czasochłonna analiza dokumentacji skierowanej do akceptacji przez nadzór autorski
Problemy z koordynacją zespołów
Brak możliwości realizacji zamówień dla niezatwierdzonych materiałów
Zespół realizacyjny Blezat zmagał się z procesem akceptacji kart materiałowych, który wymagał zarówno podpisów na papierowych dokumentach jak i akceptacji mailowej, co prowadziło do niepotrzebnej komplikacji i wydłużało całą procedurę. A im sprawniej akceptowane karty, tym mniejsze ryzyko roszczeń związanych z brakiem możliwości realizacji zamówień dla niezatwierdzonych materiałów.
Wcześniejsze doświadczenia Blezat jasno wskazywały na to, że koordynacja zatwierdzania kart materiałowych jest bardzo pracochłonna.
Na budowie każdy szczegół może mieć duże znaczenie, szczególnie w sytuacjach gdy dochodzi do roszczeń. Aby tego uniknąć, każda karta materiałowa składana przez Generalnego Wykonawcę powinna być poparta odpowiednimi specyfikacjami technicznymi, certyfikatami i atestami. To jednak nie wszystko, zamawiane materiały muszą odpowiadać na wcześniejsze ustalenia i być zgodne z projektem wykonawczym. Ten proces jest niezbędny dla zachowania jakości, a dodatkowo pomaga nadzorować czy generalny wykonawca wywiązuje się ze swoich zobowiązań.
Składanie podpisów na papierowych kartach materiałowych stanowiło szczególnie duże wyzwanie w sytuacjach, w których pojawiała się potrzeba uzgodnień z wielobranżowym nadzorem autorskim. Zamiast dyskutować nad rozwiązaniami skomplikowanych kwestii, dużą część wizyty stanowiła drobiazgowa analiza dokumentacji skierowanej do akceptacji.
Jakie były oczekiwania Blezat?
Znalezienie systemu usprawniającego zarządzanie procesem akceptacji kart materiałowych
Optymalizacja czasu wgrywania i akceptowania kart materiałowych
Zapobieganie nieuczciwym praktykom takim jak podmiana zatwierdzonych wniosków lub ich załączników
Zapewnienie prostego i szybkiego wdrożenia
Zapewnienie bezpieczeństwa przesyłania i gromadzenia danych związanych z budową
Firmie Blezat zależało na prostym do wdrożenia systemie ułatwiającym sprawne zarządzanie procesem akceptacji kart materiałowych - tak aby spotkania na budowie poświęcone były tylko bieżącym problemom. Czas jest szczególnie cenny przy realizacji inwestycji.
Dlatego przed przystąpieniem do współpracy dokładnie omówiliśmy wcześniejsze doświadczenia zespołu realizacyjnego Blezat z elektronicznym zatwierdzaniem kart materiałowych. Dzięki temu poznaliśmy ich oczekiwania i mogliśmy uniknąć poprzednich frustracji.
Testowanie
Żeby dobrze zaznajomić zespół z platformą, każdy, włączając inwestora, kierownika projektu, nadzór autorski, inspektorów nadzoru i przedstawicieli generalnego wykonawcy, otrzymał dwutygodniowy dostęp do wersji próbnej BinderLess. Dzięki temu mogli skorzystać z pełni funkcjonalności platformy i sprawdzić w praktyce jak wygląda zarządzanie procesem akceptacji wniosków na platformie.
Przeniesienie wniosków do platformy
Po zakończeniu okresu próbnego zespół realizacyjny przeszedł na docelową wersję BinderLess. W związku z tym pojawiały się prawdziwe karty materiałowe i proces ich akceptacji. To gładkie przejście umożliwiło sprawne użytkowanie platformy już od pierwszego dnia.
Z czasem mailowe dyskusje pomiędzy inwestorem, a generalnym wykonawcą, czy nadzorem autorskim zostały zastąpione konwersacjami w czacie pod konkretnymi kartami materiałowymi. Dyskusje są archiwizowane na platformie wraz z zatwierdzeniem wniosku, a informacje, które służyły do podjęcia decyzji są w każdej chwili łatwe do odnalezienia.
Stojąc przed niejednoznacznymi wyborami, inżynierowie zaczęli także włączać do procesu inne osoby w celu uzyskania dodatkowych potrzebnych informacji. Dzięki funkcji konsultacji finalne decyzje, były bardziej przemyślane i skoordynowane z zespołem projektantów co w praktyce oznacza, że były obarczone mniejszym ryzykiem.
Rezultaty
Możliwość zatwierdzania kart materiałowych online, a nie w wersji papierowej, odciążyła skrzynki mailowe i wprowadziła porządek do procesu.
Dzięki przeniesieniu dyskusji na platformę do wątków dotyczących konkretnych dokumentów Blezat mógł sprawniej osiągać kompromisy i szybciej podejmować decyzje.
Z kolei opcja dodawania konsultacji ograniczyła ryzyko pochopnie podjętych decyzji i zachęciła do wymiany wiedzy wewnątrz zespołów projektowych zwiększając trafność decyzji.
Uporządkowany i cyfrowy proces akceptacji przełożył się dla zespołów projektowych nie tylko na tempo i poprawność podejmowanych decyzji, ale także zwiększenie zaangażowania osób merytorycznych. Platforma stała się źródłem informacji, na którym można polegać.
Najważniejsze korzyści z wdrożenia BinderLess
Firmie Blezat zależało na szybkim wdrożeniu i optymalizacji czasu, który poświęcali na koordynację procesu akceptacji wniosków materiałowych, przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa przesyłanych danych. Oto co udało nam się osiągnąć:
Wyeliminowanie papierowego wersji kart materiałowych i przeniesienie ich online
Skrócenie czasu podejmowania decyzji i zatwierdzania dokumentów
Ograniczenie ryzyka podejmowania pochopnych decyzji
Usprawnienie koordynacji całego procesu związanego z zatwierdzaniem materiałów
Poprawienie komunikacji na projekcie pomiędzy inwestorem a wykonawcą
Poprawienie wizerunku Blezat u inwestora dzięki szybkiej adaptacji nowych technologii
Przyszłość budownictwa
Według Blezat, zastosowanie cyfrowych narzędzi takich jak BinderLess szeroko w branży budowlanej przełożyłoby się na:
Skrócenie czasu zatwierdzania kart materiałowych i innych dokumentów
Zwiększenie transparentności, dostępności i bezpieczeństwa procesu zatwierdzania dokumentacji.
Oszczędności finansowe związane ze skróceniem czasu poświęcanego przez nadzór autorski i osoby decyzyjne na akceptację kart materiałowych i pełną koordynację tego procesu.
Wyeliminowanie ryzyka przeciągających się procedur akceptacji kart materiałowych, skutkujących brakiem możliwości realizowania akcji zakupowej przez generalnego wykonawcę i roszczeniami.
Comments