Czym jest RFI?
RFI (Request for Information), inaczej ZIPy, czyli zapytania o informacje projektowe, to proces znany każdemu, kto pracował przy realizacji inwestycji budowlanej.
To proste i skuteczne narzędzie służące rozwianiu wątpliwości związanych z niejasnymi lub niepełnymi informacjami zawartymi w dokumentach. Dzięki niemu wykonawcy i podwykonawcy mogą uzyskać wyjaśnienie dotyczące dokumentacji projektowej wprost ze źródła - od projektanta czy innego specjalisty pracującego na wcześniejszych etapach budowy.
Choć RFI może się wydawać niepozorne, to w rzeczywistości jest bardzo ważnym elementem realizacji projektu budowlanego, który wpływa zarówno na budżet, jak i harmonogram całej budowy. Jak skutecznie zarządzać tym procesem, aby uniknąć opóźnień i niepotrzebnych kosztów? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w tym artykule.
Po co nam RFI?
Na pierwszy rzut oka budowa może wydawać się przede wszystkim procesem fizycznego wznoszenia obiektów, ale w rzeczywistości kluczowym elementem jest sprawna komunikacja.
W miarę wydłużania się czasu realizacji inwestycji oraz wzrostu liczby zaangażowanych firm, współpraca między poszczególnymi etapami projektu często ulega osłabieniu. Wykonawcy rzadko mają bezpośredni kontakt z projektantami odpowiedzialnymi za dokumentację, a kiedy pojawiają się niejasności, cały proces może zostać wstrzymany.
Koszt jednego dnia przestoju na budowie może się wahać od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Taki podział pracy sprawia, że wykonawca na końcu procesu musi zwracać się o informacje do osób z wyższych szczebli łańcucha projektowego. To z kolei prowadzi do strat czasu, zmarnowanych godzin pracy i zwiększenia kosztów projektu. Dlatego właśnie sprawny proces Zapytań o Informację jest tak kluczowy.
Do czego służy RFI?
Wyjaśnienie dokumentacji projektowej
RFI umożliwia uzyskanie precyzyjnych wyjaśnień dotyczących dokumentów, rysunków, specyfikacji czy innych elementów projektu. Dzięki temu eliminowane są wszelkie niejasności, a proces podejmowania decyzji staje się bardziej przejrzysty i efektywny.
Korygowanie błędów i nieścisłości
W złożonych projektach budowlanych błędy, braki czy sprzeczne informacje są nieuniknione. RFI stanowi skuteczne narzędzie do zgłaszania takich problemów, umożliwiając ich szybkie naprawienie, zanim wpłyną na harmonogram lub jakość realizacji.
Dokumentowanie informacji i decyzji
Proces RFI nie tylko wspiera bieżącą komunikację, ale także pełni funkcję rejestru decyzji oraz zmian w projekcie. To istotny element dokumentacji, który może stanowić zabezpieczenie umowne na wypadek przyszłych sporów czy konfliktów.
Głównym celem RFI jest zapewnienie precyzji na każdym etapie realizacji projektu, co bezpośrednio przekłada się na jakość i efektywność prowadzonych prac. W praktyce oznacza to sprawne eliminowanie nieporozumień i podejmowanie decyzji w oparciu o rzetelne informacje, a nie na podstawie przypuszczeń czy domysłów.
Dzięki RFI wszystkie strony zaangażowane w projekt – od wykonawców po projektantów – mają dostęp do zrozumiałych informacji, co pozwala na uniknięcie błędów, kosztownych opóźnień i potencjalnych konfliktów. Ostatecznie, proces ten wspiera realizację inwestycji zgodnie z założeniami, zarówno pod względem jakości, jak i terminowości.
Proces RFI - co należy uwzględnić?
Proces RFI, podobnie jak wiele innych działań na budowie, opiera się na zasadzie współpracy i wzajemnych zobowiązań między wykonawcą a inwestorem. Dlatego już na wczesnym etapie projektu warto jasno określić zasady, które będą regulować składanie zapytań projektowych. Czy każde RFI wymaga załącznika w formie zdjęcia z placu budowy? Jak precyzyjnie opisać problem, aby projektant nie musiał wracać z dodatkowymi pytaniami? Czy ustalamy standardowy czas odpowiedzi, aby uniknąć opóźnień w kluczowych momentach, takich jak betonowanie czy dostawa materiałów?
Brak jednoznacznego ustalenia zasad składania RFI często skutkuje sytuacjami, w których prostą kwestię, np. różnicę w wymiarze otworu drzwiowego, rozwiązuje się kilka dni, angażując nadmiar osób i sprzętu. Jasne reguły – na przykład, że każde RFI musi zawierać numer rysunku, opis problemu i proponowane rozwiązanie – pozwalają zaoszczędzić czas i uniknąć frustracji po obu stronach. Odpowiednio zaprojektowany proces to też większe zaufanie i płynniejsza realizacja projektu.
Co uwzględnić podczas planowania procesu RFI?
Ustal procedurę zgłaszania RFI przed rozpoczęciem projektu
Określenie jasnych zasad składania zapytań projektowych może oszczędzić wiele zamieszania w trakcie realizacji budowy. Zdefiniuj, kto będzie odpowiedzialny za zbieranie RFI i kto je weryfikuje przed przekazaniem do projektanta lub inwestora jeśli jest taka potrzeba.
Zdefiniuj, co kwalifikuje się do procedury RFI
Określ, jakie sytuacje i problemy wymagają formalnego zapytania o informacje. Na przykład błędy w specyfikacji materiałów nie muszą wymagać formalnego RFI, jeśli mogą zostać rozwiązane na poziomie roboczym. Nie każda niejasność wymaga od razu uruchamiania całej procedury i angażowania wielu osób.
Stwórz listę dokumentów i załączników, które muszą być dodane do RFI
Ustal standardowe wymagania dotyczące dokumentacji dołączanej do zapytania, aby nakreślić kontekst. Mogą to być rysunki techniczne lub ich numery, fotografie problematycznych elementów, a także obowiązkowo krótki opis problemu.
Ustal deadline, czyli termin, do którego oczekiwana jest odpowiedź
Ustal realistyczne terminy odpowiedzi na każde RFI, dostosowane do skali problemu. Może to obejmować np. 24-48 godzin na odpowiedzi dotyczące pilnych spraw, a dłuższe terminy na bardziej skomplikowane kwestie. Tym sposobem odpowiadający będzie wiedział na ile pilne jest każde zapytanie.
Ustal, do kogo zgłaszać dany typ RFI
Określ, które zapytania należy kierować do projektanta, a które do inspektora nadzoru, dostawcy materiałów czy kierownika budowy. Upewnij się, że wszystkie strony znają swoje obowiązki w zakresie obsługi zapytań.
Oceń skuteczność procesu po zakończeniu budowy
Po zakończeniu projektu przeanalizuj efektywność procedury RFI. Wskazanie słabych punktów i obszarów do poprawy pozwali usprawnić proces w kolejnych inwestycjach.
W procesie budowlanym, gdy wszystkie strony – od wykonawców po projektantów – znają i rozumieją standardowy sposób zarządzania zapytaniami projektowymi, cały proces staje się bardziej przejrzysty i efektywny, nawet jeśli studio projektowe nie weryfikowało rysunków technicznych od dłuższego czasu.
Często opóźnienia nie wynikają tylko z braku odpowiedzi, ale również z nieprecyzyjnego formułowania zapytań, co prowadzi do dodatkowych niejasności. Aby zapytanie projektowe (RFI) było zrozumiałe i skuteczne, należy w nim uwzględnić kluczowe elementy, które pozwolą na szybkie i trafne podjęcie decyzji. O czym pamiętać podczas tworzenia RFI?
Jak stworzyć konkretne RFI?
Dopilnuj, żeby pytanie było proste i konkretne
Unikaj wielowątkowych pytań, które mogą prowadzić do nieporozumień. Każde RFI powinno odnosić się do jednego, konkretnego zagadnienia. Im precyzyjniejsze pytanie tym szybsza odpowiedź.
Zadbaj o odpowiedni kontekst do swojego pytania
Zawsze dodawaj kontekst, który pomoże adresatowi lepiej zrozumieć problem. Warto dołączyć zdjęcia, fragmenty dokumentacji, wskazać numery rysunków czy opisać aktualną sytuację na placu budowy. Im więcej szczegółów, tym szybciej i skuteczniej można podjąć decyzję.
Monitoruj status RFI na bieżąco
Stwórz system śledzenia statusu zapytań (np. za pomocą platformy cyfrowej BinderLess!), aby mieć pewność, że każde RFI zostało rozpatrzone w odpowiednim czasie. Może to być przydatne w przypadku potrzeby eskalacji sprawy do wyższych instancji, gdy odpowiedź jest opóźniona.
Dokumentuj odpowiedzi na RFI
Każda odpowiedź powinna być szczegółowo zapisana, aby móc do niej wrócić w razie przyszłych niejasności. Ważne jest, aby zachować pełną dokumentację zapytań i odpowiedzi, która będzie stanowiła podstawę do podejmowania dalszych działań na budowie.
Zastosowanie powyższych praktyk powinno wystarczyć, aby procesowanie zapytań projektowych szło gładko.
Jak wygląda proces RFI w BinderLess?
Tworząc moduł zapytań o informację (RFI), postawiliśmy na pełną integrację dobrych praktyk i kluczowych elementów usprawniających proces decyzyjny. Naszym priorytetem było dostarczenie narzędzia, które przyspiesza podejmowanie decyzji, eliminując typowe przeszkody, takie jak brak kluczowych informacji czy nieefektywna komunikacja między stronami.
W naszej platformie wszystkie niezbędne elementy procesu RFI – od jasnego opisu problemu po możliwość dołączania rysunków technicznych i zdjęć z placu budowy – są zaprojektowane tak, aby działały intuicyjnie i maksymalnie skracały czas oczekiwania na odpowiedź.
Jak wygląda proces ZIP w BinderLess?
Zdefiniowanie pytania (Tworzenie RFI)
Pierwszym krokiem jest stworzenie zapytania (RFI) przez osobę odpowiedzialną za projekt (np. wykonawcę, generalnego wykonawcę, podwykonawcę). Twórca wskazuje czego dokładnie dotyczy zapytanie oraz nakreśla jego kontekst za pomocą załączników, czy linków do konkretnych dokumentów.
Wysłanie zapytania do odpowiednich osób (Wybór Adresatów)
W następnym kroku twórca zapytania kieruje je do odpowiednich osób, które mają kompetencje, by udzielić odpowiedzi. W BinderLess mogą to być zarówno konkretne osoby lub role na projekcie (np. projektanci sanitarni).
Określenie czasu na odpowiedź (Czas na odpowiedź)
Dla każdego zapytanie można określić konkretny czas na udzielenie odpowiedzi (np. 2 lub 5 dni). To ważne, aby proces przebiegał sprawnie, bez opóźnień w realizacji budowy.
Odpowiedź i zamknięcie zapytania (Odpowiedź i Status)
Po udzieleniu odpowiedzi przez adresatów, status zapytania zostaje zaktualizowany, a cała korespondencja zostaje zakończona i zamknięta. Proces może również obejmować ewentualne korekty, jeśli odpowiedzi nie są wystarczająco precyzyjne. Gdy wszystkie wątpliwości zostaną wyjaśnione, zapytanie zostaje uznane za zamknięte.
Intuicyjność procesu w połączeniu z ułatwieniami takimi jak dodawanie linków do konkretnych plików znajdujących się na platformie, czy ustalanie czasu na odpowiedź gwarantuje efektywne i szybkie zarządzanie każdym zapytaniem. Dzięki tym usprawnieniom komunikacja między zaangażowanymi stronami przebiega płynnie i bez zbędnych opóźnień.
7 powodów dlaczego warto używać BinderLess do zapytań projektowych
W terenie i w biurze
Na platformie BinderLess można dodawać zapytania projektowe prosto z placu budowy, dokumentując problemy na miejscu. Dzięki temu pracownicy mogą reagować na pojawiające się wątpliwości w czasie rzeczywistym – czy to podczas przeglądu dokumentacji w biurze, czy w trakcie prac na placu budowy.
Na komputerze, tablecie i telefonie
Platforma jest dostępna na komputerach, tabletach i telefonach, tak, żeby każdy miał pełną elastyczność w zgłaszaniu zapytań, niezależnie od miejsca i sytuacji, jak i odpowiadaniu na nie!
Monitorowanie zmian w czasie rzeczywistym
Nie ma innego narzędzia niż platforma internetowa, które zapewniłoby dostęp do RFI w czasie rzeczywistym wszystkim zainteresowanym osobom!
Archiwum zapytań i odpowiedzi
Po uzyskaniu odpowiedzi proces RFI przechodzi płynnie do archiwum. Każde zapytanie pozostawia po sobie ślad na platformie, nie da się go usunąć.
Pilnowanie czasu
Nasze rozwiązanie powstało w ścisłej współpracy z doświadczonymi praktykami budowlanymi i wszyscy powiedzieli jedno: najważniejszy jest czas! Dlatego w platformie można ściśle określać czas na odpowiedź.
Dodawanie odnośników i załączników
Tworzenie zapytań projektowych w platformie daje możliwość załączania zdjęć, rysunków i innych plików dla nakreślenia kontekstu danego zapytania. W BinderLess może również linkować bezpośrednio do konkretnych dokumentów znajdujących się w systemie i oznaczać osoby. To świetny sposób, żeby wyeliminować nieporozumienia dotyczące dokładnej natury żądanych informacji. Wizualizacje potrafią szybko dotrzeć do sedna sprawy, a w połączeniu z precyzyjnymi pytaniami zapewnią szybkie i dokładne rozwiązanie zapytania RFI.
Generowanie raportów
Po zakończonym procesie na podstawie każdego zapytania można wygenerować raport w formacie pdf. Wystarczy jedno kliknięcie!
Twórz zapytania RFI dla budowy na komputerze i urządzeniach mobilnych, z placu budowy i z biura.
Przydzielaj działania związane z RFI poszczególnym użytkownikom lub rolom
Dodawaj załączniki, linkuj do dokumentów, aby wyeliminować nieporozumienia
Archiwizuj pliki i twórz raporty w formacie pdf, kiedy tylko tego potrzebujesz.
FAQ
Jak stworzyć RFI w BinderLess?
Aby uzyskać dostęp do modułu RFI, użytkownik musi wybrać zakładkę Zapytanie projektowe, a następnie kliknąć na przycisk Nowe zapytanie
Jak odpowiedzieć na RFI?
Każdy Inspektor w tym projekcie będzie widział opublikowane zapytanie w zakładce Oczekujące na twoją decyzję. Aby odpowiedzieć na RFI należy wejść we właściwy proces i napisać swoją odpowiedź.
Jak zamknąć proces?
Po złożeniu odpowiedzi składający zapytanie, będzie musiał podjąć decyzję, czy taka odpowiedź go satysfakcjonuje. Każdy użytkownik może również zaprosić kolejnego użytkownika do zapytania i poprosić go o konsultację oraz decyzję:
Jak wygenerować raport?
Aby wygenerować raport wystarczy nacisnąć przycisk Generuj raport
Jak przypisać RFI do konkretnych osób i ról?
Użytkownik może wybrać konkretną osobę do której skieruje swoje pytanie bądź rolę na projekcie. Jeśli zapytanie jest kierowane do roli Inspektora branży Budowlanej, każdy Inspektor w tym projekcie będzie widział opublikowane zapytanie w zakładce Oczekujące na twoją decyzję.
Jak ustawić limit czasowy na RFI?
Wystarczy wybrać odpowiednią liczbę dni podczas skaładania wniosku.
コメント