Zarządzanie projektem budowlanym: Najlepsze metody i narzędzia

Zarządzanie projektem budowlanym to wyzwanie wymagające nie tylko precyzyjnego planowania, ale także skutecznej komunikacji, kontroli nad dokumentacją oraz sprawnego zarządzania czasem i zasobami. Złożoność współczesnych projektów, coraz bardziej napięte terminy i rosnące oczekiwania inwestorów sprawiają, że kierownicy budów muszą korzystać z nowoczesnych metod i narzędzi, aby osiągnąć sukces.

W tym artykule przedstawiamy najlepsze metody i praktyki, które pozwalają efektywnie zarządzać projektem budowlanym, minimalizować ryzyko i osiągać sukces w realizacji inwestycji.

Swoją ekspertyzą podzieliła się z nami Natalia Zioło - kierowniczka ds. roszczeń i specjalistka w zakresie zarządzania czasem na budowie oraz nowoczesnych metod zarządzania projektami. W rozmowie z nią poznaliśmy nie tylko konkretne rozwiązania, ale również wyzwania i szanse, przed którymi stoi dziś branża budowlana.

Najczęstsze problemy w zarządzaniu projektami budowlanymi

Jednym z największych problemów na budowie jest chaos w dokumentacji, który prowadzi do opóźnień, błędów wykonawczych oraz rosnących kosztów. Brak dostępu do aktualnych wersji planów skutkuje poważnymi konsekwencjami – ekipy budowlane mogą realizować zadania na podstawie nieaktualnych danych, co oznacza konieczność kosztownych poprawek i strat materiałowych.

“Brak przejrzystego systemu dokumentacji może doprowadzić do sytuacji, w której wykonawca montuje elementy zgodnie z wcześniejszym projektem, mimo że został on już zaktualizowany. To generuje nie tylko straty, ale także ogromny stres na placu budowy” – mówi Natalia Zioło.

Innym kluczowym problemem jest niedostateczna komunikacja między zespołami – zarówno w obrębie budowy, jak i pomiędzy inwestorem, projektantami, kierownictwem oraz podwykonawcami. Często prowadzi to do błędnych decyzji, przestojów, nieporozumień oraz niewłaściwego rozdziału zadań.

W kontekście harmonogramu istotnym wyzwaniem pozostaje zarządzanie czasem. Nieprzewidziane komplikacje techniczne, niedobory materiałowe, kolizje instalacyjne czy błędy projektowe mogą znacząco opóźnić realizację inwestycji, a w skrajnych przypadkach narazić firmę na kary umowne. „Uważam, że umiejętność zarządzania czasem jest jedną z kluczowych kompetencji pozwalających na sprawne realizowanie kontraktów budowlanych. Niestety, na co dzień spotykam się z nieumiejętnym zarządzaniem czasem zarówno swoim, jak i członków zespołu, a także realizowanych zadań” – podkreśla Natalia.

Nowoczesne metody zarządzania projektami budowlanymi

Aby skutecznie radzić sobie z wymienionymi wyzwaniami, coraz więcej firm budowlanych sięga po sprawdzone metodyki zarządzania projektami, które pozwalają uporządkować procesy i zwiększyć efektywność działań.

Jak Lean Construction rewolucjonizuje zarządzanie projektami budowlanymi?

Jednym z najbardziej efektywnych podejść do zarządzania projektami budowlanymi jest Lean Construction, innowacyjna metodyka czerpiąca inspirację z zasad Lean Manufacturing. Głównym celem Lean Management w budownictwie jest systematyczna minimalizacja marnotrawstwa na budowie we wszystkich jego formach.

Kluczowym elementem jest Last Planner System (LPS)- system planowania, który angażuje wszystkie strony projektu, w tym podwykonawców i dostawców. Pozwala to lepiej dopasować harmonogramy do realnych możliwości wykonania zadań, a także buduje większe poczucie odpowiedzialności wśród zespołów.

Kolejną zasadą jest Just in Time (JiT), czyli dostarczanie komponentów dokładnie w momencie, w którym są potrzebne. To pozwala zminimalizować koszty magazynowania, ryzyko uszkodzeń oraz przestoje. „Dzięki Lean Construction możemy lepiej kontrolować czas realizacji inwestycji. Systematyczne planowanie i eliminowanie zbędnych działań pozwala uniknąć strat i zoptymalizować pracę zespołów na budowie” – zauważa Natalia Zioło.

BIM – cyfryzacja budownictwa jako klucz do efektywnego zarządzania projektem budowlanym

Drugim filarem nowoczesnego zarządzania jest Building Information Modeling (BIM). To metoda cyfrowego modelowania informacji o budynku, która pozwala na tworzenie trójwymiarowych modeli łączących dane projektowe, wykonawcze i eksploatacyjne.

Zespoły budowlane zyskują dzięki BIM dostęp do spójnych, aktualnych i skoordynowanych danych, co znacząco ogranicza ryzyko błędów wynikających z niespójności projektowych. Jedną z największych zalet BIM jest możliwość symulacji procesu budowy, co pozwala wykrywać kolizje, problemy instalacyjne czy niezgodności projektowe jeszcze na etapie planowania. Główne korzyści BIM to:

Redukcja kosztów i skrócenie czasu realizacji
Większa przejrzystość dokumentacji
Lepsza koordynacja zespołów i podwykonawców
Możliwość planowania eksploatacji budynku już na etapie projektowania

Według badań opublikowanych w czasopiśmie Built Environment Project and Asset Management, wdrożenie BIM może skrócić czas realizacji inwestycji średnio o 20% oraz obniżyć koszty budowy o 15%, jednocześnie zmniejszając liczbę błędów projektowych o 30%. Dzięki temu BIM staje się nie tylko narzędziem projektowym, ale również platformą do całościowego zarządzania inwestycją – od koncepcji, przez budowę, aż po zarządzanie obiektem w cyklu życia

Jakie cyfrowe narzędzia wspierają efektywne zarządzanie projektem budowlanym?

W jaki sposób cyfrowe systemy zarządzania dokumentacją eliminują chaos w projekcie budowlanym?

Jednym z najpoważniejszych wyzwań w zarządzaniu projektami budowlanymi jest nieefektywne wykorzystanie czasu pracy. Według raportu PlanGrid i FMI, profesjonaliści w branży budowlanej spędzają średnio 35% swojego czasu na czynnościach nieproduktywnych, takich jak poszukiwanie informacji projektowych, rozwiązywanie konfliktów czy poprawianie błędów.

Kluczowym źródłem tych strat jest chaos w dokumentacji, w tym brak dostępu do aktualnych rysunków technicznych. Problem ten można skutecznie rozwiązać dzięki cyfrowym systemom zarządzania dokumentacją, takim jak BinderLess. Platformy CDE (Common Data Environment), czyli wspólne środowiska danych, umożliwiają przechowywanie wszystkich plików projektowych w jednym, centralnym miejscu. Zapewniają natychmiastowy dostęp do aktualnych informacji wszystkim uczestnikom projektu – niezależnie od ich lokalizacji – co eliminuje ryzyko pracy na nieaktualnych danych, ogranicza liczbę błędów, przestoje oraz czas tracony na szukanie informacji, jednocześnie usprawniając komunikację i koordynację działań.

Dowiedz się więcej o platformach CDE!

Jak nowoczesne narzędzia cyfrowe usprawniają komunikację i współpracę w zespole projektowym budowlanym?

Nowoczesne narzędzia cyfrowe pozwalają na szybkie przekazywanie informacji pomiędzy członkami zespołów budowlanych, co znacząco zwiększa efektywność pracy i ogranicza ryzyko błędów. Umożliwiają one komunikację w czasie rzeczywistym, współdzielenie dokumentów oraz monitorowanie postępu projektu. „W przypadku licznych zespołów, na dużych budowach (mniejszych również) trudno jest zapanować i skoordynować działanie wszystkich zaangażowanych osób. W trakcie realizacji, zespoły często skupiają się na „tu i teraz”, realizacją aktualne zadania i rozwiązując najistotniejsze problemy, z pominięciem zagadnień z pozoru mniej istotnych” – komentuje Natalia Zioło.

Zamiast opierać się na wiadomościach e-mail czy rozmowach telefonicznych, zespoły budowlane mogą korzystać z dedykowanych platform projektowych, które umożliwiają:

Prowadzenie wątków dyskusji związanych z konkretnymi zadaniami
Udostępnianie zdjęć z budowy, raportów i notatek
Tworzenie list zadań i przypisywanie odpowiedzialnych osób
Monitorowanie statusu poszczególnych prac

Takie podejście pozwala nie tylko zwiększyć przejrzystość działań, ale również buduje kulturę współpracy, gdzie każdy członek zespołu wie, za co odpowiada i jak jego praca wpływa na całość inwestycji.

W jaki sposób oprogramowanie do planowania i harmonogramowania optymalizuje zarządzanie czasem w projekcie budowlanym?

Skuteczne zarządzanie projektem wymaga również stosowania odpowiednich narzędzi do planowania i harmonogramowania prac. Tego typu oprogramowanie pozwala na tworzenie szczegółowych planów działania, zarządzanie zasobami oraz monitorowanie ewentualnych opóźnień. „Uważam, że powodem tego stanu rzeczy jest brak umiejętności planowania, a także pomijanie zadań z pozoru nie mających większego znaczenia dla zakładanego celu. Skutkuje to występowaniem w trakcie realizacji okoliczności, na które nikt nie przewidział zapasu czasu” – dodaje Natalia Zioło.

Dzięki odpowiednio dobranym zaawansowanym narzędziom kierownicy projektów mogą na bieżąco analizować sytuację na budowie, podejmować szybkie decyzje i dostosowywać plany do zmieniających się warunków – np. opóźnień dostaw, zmian projektowych czy niekorzystnej pogody.

Klucz do efektywnego zarządzania projektami budowlanymi

Skuteczne zarządzanie projektem budowlanym wymaga zastosowania nowoczesnych metod i narzędzi, które minimalizują ryzyko błędów, optymalizują harmonogramy i zwiększają efektywność pracy. Lean Construction i BIM stanowią fundament nowoczesnego zarządzania, a cyfrowe narzędzia do dokumentacji, komunikacji i planowania pozwalają usprawnić realizację inwestycji. „Dopóki nie zostaną wdrożone narzędzia i techniki wspomagające planowanie, opóźnienia będą występować. Oczywiście ich wprowadzenie, nie spowoduje nagle, że wszystkie budowy będą realizowane terminowe, ale na pewno zminimalizują powstające opóźnienia i przede wszystkim pozwolą zespołom na znacznie wcześniejsze zaplanowanie działań zapobiegawczych lub minimalizujących to opóźnienie” – podsumowuje Natalia Zioło.

Firmy budowlane, które wdrażają te rozwiązania, mogą liczyć na szybszą, tańszą i bardziej efektywną realizację projektów. W dobie cyfryzacji inwestowanie w nowoczesne technologie to klucz do sukcesu w branży budowlanej.