Jak Adamed Pharma skrócił czas zatwierdzania dokumentów z 7 dni do 1? Cyfrowa transformacja w Laboratorium Rozwoju Nowych Leków

Adamed potrzebował narzędzia, które pozwoli zapanować nad złożonością projektu, zapewni płynną komunikację i pełną kontrolę nad procesem inwestycyjnym.

Tam gdzie farmacja spotyka cyfrowe zarządzanie projektami budowlanymi.

Adamed to polska, rodzinna firma farmaceutyczno-biotechnologiczna, której historia sięga 1986 roku. Obecnie należy do największych firm farmaceutycznych w Polsce i jest liderem w obszarze leków nowej generacji. W portfolio Adamedu znajduje się blisko 900 produktów, dostępnych w kilkudziesięciu krajach na całym świecie.

Firma konsekwentnie inwestuje w badania i rozwój – do tej pory przeznaczyła na ten cel ponad 2,6 mld złotych, a efektem tej działalności jest 277 patentów w obszarze innowacyjnych terapii i technologii farmaceutycznych.

Tak szeroki zakres działalności wymaga ciągłego rozwoju infrastruktury. Adamed realizuje zarówno inwestycje produkcyjne – obejmujące rozbudowę i modernizację zakładów wytwórczych, jak i badawcze, koncentrujące się na tworzeniu nowoczesnych laboratoriów i centrów rozwoju leków.

Jednym z takich projektów była przebudowa Laboratorium Rozwoju Nowych Leków, którą Adamed nadzorował za pomocą platformy BinderLess, aby zapewnić, że cały proces przebiegał z zachowaniem najwyższych standardów jakości wymaganych w farmacji. Dzięki wdrożeniu naszego rozwiązania budowa przebiegała w sposób efektywny dla wykonawców i przejrzysty dla inwestora.

4000 m² innowacji – jak sprostać rygorystycznym wymogom farmaceutycznym?

Laboratorium Rozwoju Nowych Leków w Kajetanach to obiekt o powierzchni około 4000 m². Inwestycja obejmowała zakup i gruntowną przebudowę istniejącego obiektu, który został zaadaptowany do potrzeb działalności badawczo-rozwojowej Adamed Pharma. Nowe laboratorium zapewnia optymalne warunki pracy dla zespołów badawczych i pozwala jednostce rozwojowej Adamedu przenieść działalność do miejsca w pełni dostosowanego do jej potrzeb.

Modernizacja istniejącej infrastruktury oznaczała konieczność dostosowania jej do rygorystycznych wymogów farmaceutycznych, co wiązało się z wieloma wyzwaniami technicznymi i koordynacyjnymi, a także dużą złożonością projektu – niemal połowę z 4000 m² zakładu stanowią pomieszczenia typu clean room. To specjalnie zaprojektowane i kontrolowane środowiska, w których utrzymuje się ściśle określony poziom czystości powietrza — czyli ograniczoną liczbę cząstek pyłu, mikroorganizmów oraz innych zanieczyszczeń w jednostce objętości powietrza. Ich celem jest zapewnienie bezpieczeństwa i jakości produkcji leków, szczepionek, produktów biotechnologicznych czy wyrobów medycznych — wszędzie tam, gdzie nawet drobne zanieczyszczenie mogłoby wpłynąć na skuteczność lub bezpieczeństwo produktu.

Skuteczna współpraca wielobranżowa w projekcie wartym miliony

Mimo bogatego doświadczenia Adamedu w realizacji inwestycji, przebudowa istniejącego obiektu oznaczała wiele niewiadomych, zwłaszcza w zakresie robót odkrywkowych. Aby koordynować pracę zgodnie z wymaganiami, firma zaangażowała 24 specjalistów z różnych branż, którzy pozostawali w ciągłym kontakcie podczas fazy realizacji projektu pracując asynchronicznie. W procesie brali udział m.in. przedstawiciele generalnego wykonawcy, dedykowanego wykonawcy branży mechanicznej, budowlanej i systemów BMS, a także projektanci, inspektorzy nadzoru oraz dostawcy specjalistycznych komponentów i instalacji. Dodatkowo Projekt Laboratorium Rozwoju Nowych Leków realizowany był w zawrotnym tempie, bez miejsca na błędy i przestoje.

Tak rozbudowana struktura współpracy i wymagający harmonogram skłoniły firmę do znalezienia skutecznego narzędzia do koordynacji działań i zarządzania informacją. Wybór padł na BinderLess. Nasza platforma stała się centralnym źródłem aktualnych danych i miejscem komunikacji wszystkich uczestników projektu. Dzięki temu współpraca między zespołami przebiegała płynnie, a decyzje podejmowano szybciej i bardziej świadomie. Każdy uczestnik projektu miał pełny wgląd w status prac, decyzje i działania innych zespołów, co błyskawicznie zwiększyło efektywność współpracy.

Efekt? Żadne opóźnienia nie wystąpiły, a proces decyzyjny był sprawny nawet w przypadku zmian w dokumentacji czy robót odkrywkowych.

Ponad 3300 plików pod kontrolą – jak Adamed skrócił proces akceptacji z 7 dni do 1?

Przed wdrożeniem BinderLess dokumentacja była prowadzona głównie za pomocą poczty elektronicznej i folderów sieciowych w Microsoft Teams. Takie rozwiązanie sprawdzało się w mniejszych projektach, ale w przypadku inwestycji tej skali ujawniało swoje ograniczenia: brak przejrzystości, trudność w kontrolowaniu wersji dokumentów i ryzyko utraty spójności informacji.

W trakcie inwestycji Laboratorium Rozwoju Nowych Leków w Kajetanach skoordynowano 3328 plików (które łącznie zajęły 6,8 GB unikalnej przestrzeni). Bez odpowiedniego narzędzia ich ręczne śledzenie byłoby niezwykle czasochłonne i podatne na błędy.

W farmacji jakość stawiamy na pierwszym miejscu, dlatego do przebudowy Laboratorium Rozwoju Nowych Leków wybraliśmy BinderLess, które pozwoliło nam sprostać naszym rygorystycznym standardom jakości. Dzięki platformie uniknęliśmy opóźnień, wprowadziliśmy pełną przejrzystość w obiegu dokumentacji i znacznie skróciliśmy ich czas akceptacji.
– Kierownik Projektu w Adamed Pharma

Wdrożenie BinderLess uporządkowało obiegu dokumentów, szczególnie przydatne okazały się takie funkcjonalności jak:

• równoczesne opiniowanie dokumentów przez wiele branż, bez ryzyka dublowania pracy,
• zatwierdzanie materiałów wbudowywanych przez generalnego wykonawcę
• kontrola zmian wprowadzanych w trakcie realizacji projektów,
• selekcjonowanie plików i śledzenie zmian między wersjami,
• dodawanie komentarzy i weryfikacja aktualności rysunków,
• bieżący wgląd w działania uczestników projektu, co zwiększało kontrolę i bezpieczeństwo audytowe.

W trakcie procesu nastąpiło wiele zmian, którymi trzeba było zarządzić. W sumie obsłużono 64 zgłoszenia oraz 231 wniosków materiałowych. Czas zatwierdzania dokumentów skrócił się z 7 dni w tradycyjnym mailowym obiegu do 1 dnia, co znacząco przyspieszyło reakcję na zmiany na budowie i ułatwiło koordynację prac wielobranżowych.

+6h tygodniowo dla zespołu dzięki efektywnemu zarządzaniu dokumentami

Przeniesienie procesów i komunikacji do jednej cyfrowej platformy pozwoliło Adamedowi nie tylko zakończyć projekt na czas i skrócić czas akceptacji dokumentów, ale również oszczędziło decydentom 6 godzin tygodniowo. To czas, który wcześniej musieli poświęcić na manualną kontrolę i zarządzanie dokumentami – od drukowania i skanowania do wypełniania tabelek.

Platforma pozwoliła zespołowi Adamedu:

• szybciej przetwarzać dokumenty – nawet o 50% więcej miesięcznie niż w trybie manualnym,
• śledzić postęp prac i zaangażowanie wszystkich uczestników projektu (24 osoby),
• weryfikować dokumentację powykonawczą w łatwy sposób dzięki wyszukiwarce i uporządkowanemu repozytorium,
• monitorować wykonanie prac na budowie, co pozwoliło Project Managerowi mieć więcej czasu na bycie na budowie zamiast siedzenia w papierach.

Kilka kliknięć zamiast godzin – tak Adamed prowadzi dziś swoje projekty

Obecnie Adamed prowadzi na platformie BinderLess 5 równoległych projektów inwestycyjnych – od zarządzania dokumentacją powykonawczą przez prace walidacyjno-wdrożeniowe. Liczba unikalnych użytkowników wzrosła do 50, a dokumentacja się podwoiła.

Dzięki platformie:

• procesy inwestycyjne przebiegają płynniej,
• decyzje są podejmowane szybciej,
• zespół może skupić się na realizacji prac, zamiast manualnym zarządzaniu dokumentacją

Efektywność, kontrola i innowacja w jednym

Projekt Laboratorium Rozwoju Nowych Leków w Kajetanach pokazuje, jak kluczowe dla dużych inwestycji są sprawne narzędzia do zarządzania informacją i dokumentacją. Wdrożenie platformy BinderLess pozwoliło Adamedowi utrzymać pełną kontrolę nad procesem, zapewnić przejrzystość danych i usprawnić współpracę ponad 20 osób zaangażowanych w projekt – od inwestora, przez wykonawców, po nadzór techniczny.

Dzięki platformie proces akceptacji dokumentów, który tradycyjnie trwał 7 dni, został skrócony do jednego dnia, a możliwość równoległego opiniowania wielobranżowych dokumentów zwiększyła efektywność pracy zespołu. System umożliwił bieżące monitorowanie postępów, szybsze reagowanie na zmiany i zapewnił wysoki poziom zaangażowania wszystkich uczestników projektu.

Wdrożenie BinderLess znacząco wpłynęło na poprawę organizacji pracy, transparentności procesów i czasu reakcji zespołu. Adamed może teraz realizować swoje inwestycje szybciej, przy pełnej kontroli nad dokumentacją, zachowując najwyższe standardy jakości i zgodności z regulacjami farmaceutycznymi.

To przykład, jak nowoczesne narzędzia cyfrowe mogą wspierać innowacyjne firmy w realizacji projektów o wysokiej złożoności, łącząc efektywność, bezpieczeństwo i przejrzystość w jednym spójnym procesie. Przykład Adamedu pokazuje też, że BinderLess nie jest rozwiązaniem wyłącznie dla branży budowlanej – jego potencjał doskonale sprawdza się wszędzie tam, gdzie kluczowa jest precyzja, kontrola i współpraca wielu zespołów.