7664 pliki, 66 użytkowników i 0 opóźnień: Jak Prime Construction cyfryzuje budowę farmaceutyczną US Pharmacia?

Budownictwo dla branży farmaceutycznej to gra o najwyższą stawkę. Rygorystyczne normy, presja czasu i konieczność bezbłędnej dokumentacji sprawiają, że tradycyjne metody zarządzania przestają wystarczać. Firma Prime Construction, realizując projekt US Pharmacia, postawiła na cyfryzację z BinderLess, zarządzając pracą 66 osób i tysiącami plików w chmurze.

Oto jak wdrożenie BinderLess zamieniło segregatory na chmurę, a tygodniowe oczekiwanie na decyzje w proces liczony w minutach.

Kluczowe wyniki

• Skrócenie czasu przygotowania wniosku z 1 dnia roboczego do zaledwie 2–3 minut.
• Przyspieszenie procesu akceptacji – eliminacja 2–3-tygodniowych zatorów decyzyjnych u inwestora.
• 7664 przetworzone pliki o łącznej wielkości 7,21 GB.
• 66 użytkowników platformy współpracujących w jednym środowisku danych.
• 100% terminowość w obszarze zgłaszania podwykonawców dzięki automatycznym przypomnieniom.
• Błyskawiczny onboarding – zespół opanował system w 2–3 godziny bez skomplikowanych szkoleń.
• Kompletna dokumentacja powykonawcza generowana jednym kliknięciem zamiast ręcznego skanowania.

1 cel na 10 000 m²: Skomplikowana przebudowa pod presją czasu

Projekt USP we Wrocławiu to nie była standardowa budowa. Zadanie polegało na przebudowie istniejącej hali przemysłowej o powierzchni 10 000 metrów kwadratowych na specjalistyczne pomieszczenia produkcji farmaceutycznej oraz dobudowie magazynu.

Skala przedsięwzięcia wymagała bezbłędnej koordynacji. Na placu budowy działało 5 głównych podwykonawców oraz szereg mniejszych firm. Wymóg był jasny – umowa z Inwestorem nakładała obowiązek elektronicznego zgłaszania wniosków materiałowych. Prime Construction potrzebowało narzędzia, które nie tylko spełni ten wymóg, ale realnie usprawni pracę, zamiast dodawać nowych obowiązków.

Problem: Kiedy jeden podpis trwa 3 tygodnie

Przed wdrożeniem BinderLess firma zarządzała dokumentacją w sposób hybrydowy. Rysunki krążyły na SharePoint, ale kluczowe procesy akceptacyjne odbywały się tradycyjnie – na papierze. To generowało konkretne problemy operacyjne:

• Czasochłonna logistyka: Przygotowanie papierowego wniosku, jego wydruk, zeskanowanie (dla kopii cyfrowej) i fizyczne dostarczenie do biura Inwestora zajmowało często cały jeden dzień roboczy.
• Paraliż decyzyjny: Dokumenty dostarczone do Inwestora trafiały na przysłowiową „stertę”. Często leżały tam przez 2–3 tygodnie, czekając, aż ktoś znajdzie czas, by do nich zajrzeć.
• Ryzyko „wąskiego gardła”: Akceptacje następowały zazwyczaj na ostatnią chwilę, co przy napiętym harmonogramie budowy farmaceutycznej stwarzało ryzyko opóźnień całego frontu robót.

Rozwiązanie: 2 kluczowe moduły BinderLess

Prime Construction zdecydowało się na wdrożenie platformy BinderLess, koncentrując się na dwóch newralgicznych procesach:

1. Wnioski materiałowe: Pełne przeniesienie procesu zatwierdzania materiałów do chmury.
2. Zgłaszanie podwykonawców: Zespół kreatywnie wykorzystał moduł „Polecenia Zmiany” (Change Orders), który pozwalał na wpisywanie kwot umów i danych, co idealnie sprawdziło się przy procedurze akceptacji firm podwykonawczych.

Decyzja o wyborze BinderLess była podyktowana prostotą i elastycznością. Jak wspomina administratorka systemu z ramienia Prime Construction:

„Szukaliśmy firmy, znaleźliśmy Was i od słowa do słowa okazało się, że właśnie to jest to, czego potrzebujemy”.

Wdrożenie w 2-3 godziny: Intuicyjność, która zaskakuje

W branży budowlanej częstą obawą jest opór pracowników przed nowym oprogramowaniem. W tym przypadku proces adaptacji przebiegł błyskawicznie.

• Testy „na sucho”: Przed startem właściwym zespół utworzył „budowę próbną”, aby przetestować obieg dokumentów i powiadomienia.
• Brak bariery wejścia: Platforma okazała się na tyle intuicyjna, że szkolenia były minimalne. „Wystarczy posiedzieć dwie, trzy godzinki i wszystko wiadomo” – relacjonuje użytkowniczka systemu.
• Wsparcie techniczne: Początkowe wyzwania z wyszukiwarką dokumentów zostały szybko rozwiązane dzięki zgłoszeniom do supportu BinderLess, co usprawniło pracę w kolejnych miesiącach.

WYNIKI: Jak liczby przełożyły się na sukces projektu?

1. Czas operacyjny skrócony z 1 dnia do 3 minut

Najbardziej namacalną korzyścią jest oszczędność czasu inżynierów.

„Samo przygotowanie wniosku (…) zajmuje mi 2-3 minuty. Muszę tylko zrobić listę przewodnią i to cała praca. Wrzucić – chwila moment”.

W porównaniu z tradycyjnym modelem (drukowanie, kompletowanie, noszenie teczek) zysk czasowy jest ogromny. Pracownicy nie muszą już fizycznie biegać z dokumentami – wszystko dzieje się z poziomu komputera.

2. Koniec z dokumentami „leżakującymi” przez 3 tygodnie

BinderLess wprowadził transparentność, której brakowało w obiegu papierowym. System automatycznych przypomnień działa jak bezstronny nadzorca.

„Przypomnienia pokazywały, że ktoś jest 'w plecy’ z terminem (…). Kiedy ktoś dostaje powiadomienie, że jego opóźnienie wpływa na proces, od razu wchodzi, sprawdza i akceptuje”.

Dzięki temu, nawet jeśli Inwestor miał mało czasu, systematyczne alerty wymuszały reakcję przed upływem terminów umownych.

3. 0 opóźnień w zgłoszeniach podwykonawców

Przy zgłaszaniu podwykonawców terminy były „święte” (np. 10 dni roboczych). Dzięki cyfrowemu obiegowi, w 9. dniu system przypominał o konieczności akcji.

„Opóźnień żadnych nie było, bo mieliśmy określone w umowie, że musi to być w danym terminie zaakceptowane”.

4. Dokumentacja powykonawcza „jednym kliknięciem”

Zbieranie dokumentacji odbiorowej na koniec budowy to zazwyczaj koszmar każdego inżyniera. Dzięki BinderLess, proces ten stał się bezbolesny. Prime Construction mogło wygenerować jeden raport, który zawierał historię wszystkich akceptacji – kto, kiedy i co zatwierdził. Raport ten był traktowany jako pełnoprawny dokument do odbioru końcowego, eliminując konieczność ponownego zbierania podpisów.

Podsumowanie

Współpraca Prime Construction z BinderLess na projekcie US Pharmacia udowodniła, że technologia w budownictwie nie musi być skomplikowana, by była skuteczna. Proste, intuicyjne narzędzie pozwoliło spełnić wymogi kontraktowe, zaoszczędzić setki godzin pracy administracyjnej i uporządkować komunikację w 50-osobowym zespole.

„Szybkość przede wszystkim. Mniej dokumentów do drukowania, nie trzeba chodzić, prosić, przypominać. Samo to wyskakuje”.